Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen
Afdelingsbestyrelsens virksomhed udøves hovedsageligt på afdelingsbestyrelsesmøder.
Denne forretningsorden supplerer boligselskabets vedtægter, og den udformes og ændres alene ved afdelingsbestyrelsens beslutning.
Konstituering
Bestyrelsen indkaldes senest 3 uger efter det ordinære afdelingsmøde (budgetmødet) og konstituerer sig med følgende poster:
• Næstformand
• Kasserer
• Sekretær
samt fordeler de igangværende arbejdsopgaver. Endvidere ændres/opdateres denne forretningsorden og møderækken får næste bestyrelsesår fastlægges. Konstitueringen meddeles her på siden.
Mødeafholdelse
Afdelingsbestyrelsen afholder møder efter behov. Månederne juli og december er så vidt muligt mødefri.
Herudover afholdes:
• 1 årlig bygningsgennemgang (om foråret), hvor man ser på afdelingen og bliver enige om eventuelle reparationer eller udskiftninger.
• 1 årligt budgetmøde, hvor budgettet fastlægges for det kommende år. Mødet afholdes i august måned, idet budgettet skal ligge klar til det ordinære afdelingsmøde.
• 1 ordinært afdelingsmøde i September måned for godkendelse af budget for det kommende år.
Mødeindkaldelse
Formanden indkalder til møderne mindst otte dage før mødets afholdelse. Den faste dagsorden er indeholdt i indkaldelsen. Eventuelle afbud meddeles formand så tidligt som muligt.
Suppleanter til afdelingsbestyrelsen kan deltage i møderne. Suppleanterne har taleret, men ikke stemmeret.
Repræsentanter for botilorganisationens ledelse kan deltage i møderne uden stemmeret. Afdelingens ejendomsmester deltager i det omfang, det er muligt.
Der indkaldes suppleant for et medlem ved længere tids fravær på grund af sygdom, barsel, rejse, orlov el.lign., hvis fraværet kan forudses at vare længere end 3 måneder. Hvis et medlem udtræder af afdelings-bestyrelsen eller flytter fra afdelingen, indtræder suppleanten i stedet.
Dagsorden
1. Valg af dirigent
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
3. Post/orientering
4. Klagesager
5. Orientering fra udvalgene
6. Eventuelt
Eventuelle gæster inviteres til deltagelse først på mødet inden dagsordenens ordinære punkter.
På sidste afdelingsbestyrelsesmøde før et afdelingsmøde godkendes afdelingsbestyrelsens årsberetning.
Møderne ledes af formanden eller i dennes fravær af en valgt mødeleder. Mødedeltagerne skal overholde almindelige regler for god mødedeltagelse (respekt for andres taletid og meninger etc.).
Dagsordenspunkter, der ikke nås behandlet, udskydes og optages på næste mødes dagsorden.
Beslutningsdygtighed
Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal ved håndsoprækning. Ved stemmelighed er formandens stemme udslaggivende.
Ved møder, hvor formanden ikke deltager og der opstår stemmelighed, udsættes sagen til næste møde.
Mellem møderne træffer formanden afgørelse i sager der kræver hurtig behandling, men som er af mindre betydning for afdelingen. Der orienteres om disse sager på næste ordinære møde. I øvrige vigtige sager indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde.
Referat
Sekretæren udarbejder referat med kort redegørelse for det enkelte dagsordenspunkt og den/de trufne beslutninger. Referatet gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødet her på siden og kan endvidere afhentes på ejendomskontoret.
Hvis et medlem af organisationsbestyrelsen, forretningsføreren eller revisor er uenig i en truffen beslutning, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en begrundelse herfor, anført i referatet. Formanden orienterer forretningsføreren samt andre implicerede, der ikke var til stede, om de trufne beslutninger.
Udvalg
Afdelingsbestyrelsen kan nedsætte udvalg o. lign. til varetagelse af bestemte opgaver. Beboere og andre med tilknytning til afdelingen kan deltage. Udvalgets opgave(r) formuleres i samarbejde med afdelingsbestyrelsen, og der udpeges en kontaktperson, som bindeled til afdelingsbestyrelsen.
Beboeraktiviteter under afdelingsbestyrelsen skal mindst en gang om året eller efter aftale aflægge rapport om aktiviteterne. Er der tale om aktiviteter med økonomiske tilskud fra afdelingen, skal der fremlasgges regnskab mindst en gang om året.
Indgåelse af aftaler
Afdelingsbestyrelsen kan ikke på egen hand indgå aftaler, som binder afdelingen juridisk eller økonomisk udadtil.
Tavshedspligt
Afdelingsbestyrelsens medlemmer skal underskrive erklæring om tavshedspligt omkring sager og personforhold, hvis offentliggørelse vil kunne skade afdelingen eller selskabet. Tavshedspligten omfatter tillige ansatte eller andre, der deltager i afdelingsbestyrelsens møder og arrangementer.
Hvert medlem er ansvarlig for, at det materiale, som denne modtager i forbindelse med sin funktion i afdelingsbestyrelsen, ikke kommer udenforstående i hånde. Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal alt fortroligt materiale, som medlemmet er i besiddelse af, leveres tilbage.
Inhabilitet
Afdelingsbestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet, idet der henvises til de af bestyrelsesmedlemmernes underskrevne inhabilitets erklæringer. Påstand om inhabilitet
imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og eventuelle afstemning.
Denne forretningsorden er senest revideret og godkendt på budgetforhandlingsmødet den 12. august 2010